收到“请发公司介绍”和收到带图纸的询价，所处的采购阶段不同。先判断对方是在筛企业、核型号，还是确认样品和供货安排，再发相应资料。
下面从工厂准备的角度，按采购任务整理一条参考路径。实际顺序由采购方、产品风险和项目要求决定；每一步都留下能回查的文件和负责人。
给初筛联系人一份能对应实际业务的企业资料：法定名称、所在地、官网、对外联系人、主营产品和供货角色。
准备：企业主体名称、正式联系入口、生产与销售角色说明。
发送前检查：报价主体、文件署名和页面介绍互相对应。
准备：当前产品分类、实际型号和来源文件。
发送前检查：展示的是现在能供应的配置。
准备：型号负责人和沟通方式。
发送前检查：对外联系入口有人处理，技术问题能转到对应负责人。
搜索、行业目录、展会或已有业务关系都有可能。以 Thomasnet 为例，它的公开采购入口可以按能力、服务和认证筛选供应商（面向北美）。
涉及贸易主体、生产工厂或海外销售公司时，分别说明由谁报价、生产和售后。
ASQ 的供应商选择资料把技术、质量、生产和采购放在一起评估，并列出正式报价、现场访问、质量体系核对和样品评估等方法。
核对买家的组织、产品用途、报价配置、交付地点和询价阶段，把客户原始要求交给技术和质量负责人。
对照图纸和规格书，标出符合、需澄清、需定制的字段，给出来源位置，确认能供应的配置。
按采购方要求整理检验方法、过程资料和交付能力；说清现有材料和还要安排的验证。
ISO 说明国际标准由 ISO 制定，认证由外部认证机构执行；管理体系认证对应管理体系，产品是否符合项目要求，要有相应产品证据。
对照文件上的持有主体、地址、适用范围和状态，回答客户问的是企业管理体系，还是某个型号的要求。详细资料按客户授权和保密约定提供。
能公开的企业和型号信息，放在官网、店铺或目录页；客户图纸、专用工艺、报价和受控质量记录，按项目要求和授权提供。
整理企业基础档案或约定范围内的型号资料与来源版本，公开前由企业确认预览。样品测试、现场审核、价格交期和交易由相关方处理。
把图纸版本、参数条件、报价和待确认项接在同一份回复里，后续修改才有依据。Trade.gov 的出口文件指南把形式发票描述为议价阶段的报价文件，列有货物描述、数量、重量和运输费用等信息；这里只借用“报价要对应货物和商业条件”的原则，中国企业实际出口手续另按适用要求办理。
买方项目或询价编号：[ ] 询价主体与当前阶段：[初筛 / 技术澄清 / 样品 / 量产报价] 客户图纸、规格书、版本及日期：[ ] 拟供应型号与完整配置：[ ] 客户要求：[字段 / 数值 / 单位 / 条件] 我方回应：[符合项 / 偏差 / 待确认项] 对应证据：[文件名 / 版本 / 页码或字段位置] 材料、工艺或分包环节说明：[按本项目实际情况] 样品、检验与验收要求：[由双方确认] 报价数量、币种、交货条件与有效期：[ ] 需客户补充的问题：[ ] 技术、质量与商务负责人：[ ]
